Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM verwerkt gegevens van de volgende personen: 

• (Gewezen) deelnemers, pensioengerechtigden, en andere aanspraakgerechtigden van Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM. 
• Bestuursleden en leden en/of functionarissen van overige organen van Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM. 
• Medewerkers van leveranciers en uitbestedingspartijen van Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM. 
• Iedereen die onze website bezoekt.
• Iedereen met wie wij contact hebben.

Als u een deelnemer bent van Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM dan kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken: 

• Personalia en contactgegevens (zoals naam, woon- en/of correspondentieadres, woonplaats, geboortedatum en/of leeftijd, burgerlijke staat, geslacht, telefoonnummer, e-mailadres en handtekening)
• Financiële en pensioengegevens (zoals bankrekeningnummer, pensioenrechten of aanspraken en polisnummer) 
• Dienstverbandgegevens (zoals soort (voormalig) dienstverband, salarisgegevens, onregelmatigheidstoeslag en deeltijdfactoren, personeelsnummer)
• Burgerservicenummer (BSN)
• Identiteitsbewijzen (bijvoorbeeld een kopie van uw paspoort om uw identiteit vast te stellen)
• Bijzondere persoonsgegevens (zoals persoonsgegevens die verband houden met uw arbeidsongeschiktheids- en/of uitkeringspercentage als u arbeidsongeschikt bent. Wij verwerken ook biometrische gegevens, als u uw ‘Bewijs van in leven zijn’ digitaal via de app ‘ReadID Ready’ aan ons doorgeeft (wij gebruiken daarbij uw identiteitsbewijs en gezichtsafbeelding om de authenticiteit van uw levensbewijs vast te stellen)
• Gegevens van strafrechtelijke aard (bijvoorbeeld als uw gegevens voorkomen op internationale en nationale risico- en sanctielijsten).
• Relatiegegevens (gegevens van uw eventuele partner, eventuele ex-partner en eventuele kinderen die recht hebben op wezenpensioen)
• Overige communicatiegegevens 
  • Persoonsgegevens die u verstrekt in correspondentie en telefonisch contact met het fonds en gegevens die wij in verband met een adviesgesprektraject van u verkrijgen.
  • Gegevens met betrekking tot videobellen (zoals bijvoorbeeld meta-data, beeld en stemgeluid).
  • Als u inlogt op MijnKLMPensioen houden wij tijdelijk log-files bij. Deze files bevatten inloggegevens, uw IP-adres, kenmerken van gebruikte software en hardware van het apparaat waarmee u inlogt op MijnKLMPensioen. De informatie in deze log-files gebruiken wij voor authenticatie (als u inlogt op MijnKLMPensioen) en voor het opsporen en oplossen van storingen en (beveiligings)incidenten op onze website.
  • Bij een bezoek aan MijnKLMPensioen verwerken wij gegevens als u bijvoorbeeld informatie of een wijziging aan ons doorgeeft (zoals een wijziging van uw e-mailadres of rekeningnummer, uw communicatievoorkeuren als u bijvoorbeeld pensioeninformatie per post of digitaal wil ontvangen, of als u zich aan- of afmeldt voor de nieuwsbrief).
  • Daarnaast registreren wij open- en clickgedrag van e-mailnieuwsbrieven, persoonlijke documenten, en e-mail(notificaties), alsmede links in e-mails naar een webpagina van ons. Hierdoor zien wij of u een nieuwsbrief, e-mail, document of link opent en de datum en het tijdstip waarop u dit heeft gedaan. Deze gegevens analyseren wij om inzicht te krijgen in de effectiviteit van onze communicatie. Op basis van dit inzicht optimaliseren wij onze dienstverlening en communicatie. Wij analyseren niet op persoonsniveau. Verder kunnen wij deze gegevens gebruiken voor het opsporen en oplossen van incidenten.

Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM krijgt de gegevens van u zelf, maar ook uit de Basisregistratie Personen (BRP), van uw werkgever, van overheidsinstanties (zoals de Belastingdienst en het UWV), van pensioenfondsen en/of pensioenuitvoeringsorganisaties waar u eerder pensioen heeft opgebouwd en van andere natuurlijke personen en organisaties die u heeft gemachtigd om gegevens aan ons te verstrekken.

Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM krijgt de gegevens van u zelf, maar ook uit de Basisregistratie Personen (BRP), van uw werkgever, van overheidsinstanties (zoals de Belastingdienst en het UWV), van pensioenfondsen en/of pensioenuitvoeringsorganisaties waar u eerder pensioen hebt opgebouwd en van andere natuurlijke personen en organisaties die u hebt gemachtigd om gegevens aan ons te verstrekken.

Voor welke doelen verwerken wij uw persoonsgegevens en is dat rechtmatig?
Als u een deelnemer bent van Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM dan verwerken wij uw persoonsgegevens in het kader van het uitvoeren van de pensioenregeling, dan wel de uitvoeringsovereenkomst (tussen het fonds en uw werkgever). Wij verwerken persoonsgegevens voor onder meer de volgende doelen:

• Voor het uitvoeren van de pensioenadministratie (bijvoorbeeld voor het berekenen van pensioenrechten of aanspraken en u daarover tijdig en correct te informeren of om uw pensioen uit te betalen).
• Voor het nakomen van contractuele en wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld voor het versturen van wettelijk verplichte pensioencommunicatie (zoals uw (jaarlijkse) Uniform Pensioenoverzicht), het verstrekken van persoonsgegevens aan het Pensioenregister, alsmede om te voldoen aan de sanctieregelgeving).
• Voor de afhandeling van uw vragen over de uitvoering van de pensioenregeling en over de geleverde diensten van Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM 
• Voor het optimaliseren en personaliseren van onze dienstverlening (door bijvoorbeeld het uitvragen van feedback bij u over onze dienstverlening nadat u per telefoon of e-mail contact met Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM heeft gehad of omdat u een pensioenkeuze aan ons heeft doorgegeven).
• Voor archiefbeheer, het behandelen van klachten en geschillen.
• Voor het verstrekken van (gepersonaliseerde) informatie zoals (digitale nieuws)brieven en andere pensioencommunicatie.
• Om u uit te nodigen voor pensioengerelateerde bijeenkomsten die wij organiseren.
• Om de integriteit en veiligheid van de bedrijfsvoering van MijnKLMPensioen te borgen.
• Voor het uitvoeren van onderzoeken en statistische analyses.

Wij vinden het belangrijk dat onze dienstverlening en beleidskeuzes zo goed mogelijk aansluiten op de behoeften van onze deelnemers. Daarvoor doen wij regelmatig onderzoek onder onze deelnemers. Denk daarbij onder meer aan klanttevredenheidsonderzoek, enquêtes over de pensioenregeling, of onderzoek naar ervaringen met betrekking tot klantbeleving en de effectiviteit en passendheid van communicatie-uitingen van Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM. Die onderzoeken doen wij zelf of laten wij in opdracht door gespecialiseerde onderzoeksbureaus uitvoeren. In dat laatste geval gebruiken wij alleen de gegevens die nodig zijn om u uit te nodigen en voor het maken van analyses. Denk bijvoorbeeld aan uw contactgegevens (zoals uw e-mailadres of woonadres en naam), geslacht en in sommige gevallen, soort pensioenregeling, het leeftijdscohort en de groep waarin u valt (deelnemer, gewezen deelnemer, pensioengerechtigde), datum start pensioenopbouw en risicoprofiel. De uitkomsten van de onderzoeken en enquêtes worden anoniem verwerkt en er is geen link tussen uw persoonlijke gegevens en de uitkomsten.    

Verwerken wij uw persoonsgegevens rechtmatig?
Het verwerken van persoonsgegevens voor deze doelen moet gebaseerd zijn op een rechtsgrond die in de AVG staat. De rechtsgrond voor verwerkingen in het kader van deze doelen is onder meer om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op het Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM rusten (bijvoorbeeld verplichtingen op grond van de pensioenwetgeving). Het versturen van wettelijk verplichte pensioencommunicatie (zoals uw (jaarlijkse) Uniform Pensioenoverzicht), het verstrekken van persoonsgegevens aan het Pensioenregister, alsmede om te voldoen aan de sanctieregelgeving zijn voorbeelden waarbij wij uw gegevens verwerken op basis van de wet.

Uw persoonsgegevens kunnen ook worden verwerkt op basis van een van onderstaande rechtsgronden:

• Voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u of een andere betrokkene partij is (bijvoorbeeld om te voldoen aan de verplichtingen uit de pensioenovereenkomst zoals het   uitvoeren van de pensioenadministratie en het berekenen van pensioenrechten of aanspraken en u daarover tijdig en correct te informeren of om uw pensioen uit te betalen).
• Om een gerechtvaardigd belang van Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM te behartigen en zolang het belang van u of een andere betrokkene niet zwaarder weegt (bijvoorbeeld voor het verwerken van relatiegegevens, het meten van de effectiviteit van onze communicatie, alsmede voor het optimaliseren en personaliseren van onze dienstverlening. Wij kunnen u in dat verband ook uitnodigen om deel te nemen aan een deelnemersonderzoek).
• U heeft toestemming gegeven voor de verwerking van uw gegevens voor een of meer specifieke doelen (bijvoorbeeld voor het versturen van een nieuwsbrief). U mag uw toestemming altijd intrekken. De manier waarop u dit kunt doen wordt aangegeven bij het geven van een specifieke toestemming. Wij verwerken uw persoonsgegevens dan niet meer, tenzij er (ook) een ander doel en andere grondslag is om uw gegevens te verwerken.

Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM deelt uw persoonsgegevens in het kader van zijn dienstverlening met verschillende partijen. Uw gegevens worden alleen met andere partijen gedeeld als dat op een rechtsgrond kan worden gebaseerd.

De uitvoering van de pensioenadministratie heeft Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM uitbesteed aan Blue Sky Group. Blue Sky Group beschikt daarom over uw (persoons)gegevens. Voorbeelden van andere partijen met wie wij uw (persoons)gegevens kunnen delen zijn: uw werkgever, incasso- en debiteurenpartijen, uitkeringsverwerkers (zij maken o.a. de bruto-netto berekeningen), mailingverwerkers en drukkerijen, ICT-leveranciers (voor het beheer, onderhoud en hosting van administratiesystemen), onderzoekspartijen, accountants- en actuariskantoren en pensioenuitvoeringsorganisaties.

Met partijen die uw gegevens in onze opdracht verwerken, sluit Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM een verwerkersovereenkomst. Daarin leggen wij vast dat deze partijen de gegevens alleen mogen gebruiken om specifieke werkzaamheden uit te voeren en nergens anders voor en met gebruikmaking van passende beveiligingsmaatregelen. Op die manier zorgt het fonds voor een passend niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. 

Daarnaast bestaat de mogelijkheid dat Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM door overheidsinstanties en toezichthouders of andere partijen wordt verplicht om uw gegevens te verstrekken. Het fonds zal slechts de gegevens delen, indien dat strikt noodzakelijk is om aan een bevelschrift of wettelijke verplichting te voldoen. Het fonds verkoopt uw gegevens ook nooit aan andere partijen.

Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM verwerkt uw gegevens zoveel mogelijk in landen binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien doorgifte van uw persoonsgegevens buiten de EER toch noodzakelijk is voor de doeleinden die in dit Privacystatement staan, dan doen wij dat met passende waarborgen overeenkomstig de AVG. In dit geval blijven uw persoonsgegevens beschermd door middel van contracten die wij hebben afgesloten met organisaties buiten de EER die bijvoorbeeld de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardclausules voor gegevensbescherming bevatten. Heeft u een specifieke vraag over doorgifte buiten de EER? Dan kunt u contact opnemen met onze Privacy Officer: privacy@klmvliegendfonds.nl.

Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM heeft passende beveiligingsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen. Voorbeelden van deze maatregelen zijn: maatregelen tegen misbruik, vernietiging, verlies en een andere onrechtmatige verwerking. Daarnaast hebben wij maatregelen getroffen om te borgen en te zorgen dat wij zorgvuldig met uw gegevens omgaan en dat het bewustzijn daarvan binnen onze organisatie op peil wordt gehouden. Wij hebben ook maatregelen getroffen om toegang tot uw persoonsgegevens te beperken tot diegenen die er kennis van moeten hebben. De personen die wij toegang geven tot deze gegevens zijn verplicht tot geheimhouding daarvan. De door het fonds getroffen beveiligingsmaatregelen zijn in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen. Deze maatregelen worden periodiek geëvalueerd en indien nodig bijgesteld. 

Ondanks onze voorzorgsmaatregelen om persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen, blijft het mogelijk dat er beveiligingsincidenten plaatsvinden waarbij persoonsgegevens betrokken zijn. Dit soort incidenten worden datalekken genoemd. Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM heeft een procedure om een datalek zo snel mogelijk op te lossen en treft, waar nodig, maatregelen om herhaling zo veel mogelijk te voorkomen. Als het nodig is, melden wij een datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de betrokkene(n) zelf.

Op uw persoonlijke beveiligde omgeving MijnKLMPensioen vindt u de belangrijkste persoonsgegevens die Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM van u verwerkt. Inloggen op MijnKLMPensioen kan alleen via een veilige inlogmethode (bijvoorbeeld met uw DigiD). Uw gegevens op MijnKLMPensioen zijn beveiligd volgens de eisen van de AVG. 

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor wij uw gegevens hebben verzameld of waarvoor wij ze verwerken. In sommige gevallen bepaalt de wet hoe lang wij gegevens mogen of moeten bewaren. Bepaalde gegevens voor het vaststellen van uw pensioenaanspraken bewaren wij minimaal 7 jaar na uw overlijden, dan wel tot na het overlijden van uw nabestaanden of andere aanspraakgerechtigden die recht hebben op (pensioen)uitkeringen van Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM. Uw nabestaanden of andere aanspraakgerechtigden (bijvoorbeeld een ex-partner) kunnen namelijk na uw overlijden nog recht hebben op (pensioen)uitkeringen van Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM.

In het kader van onze dienstverlening kan Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM telefoongesprekken laten opnemen. Wij vertellen het u vooraf (aan het begin van het telefoongesprek) als wij het gesprek opnemen. Blue Sky Group, die voor ons de pensioenadministratie uitvoert, kan de opnames gebruiken voor opleidingsdoeleinden van haar medewerkers. De opnamen van telefoongesprekken worden beveiligd bewaard zodat deze niet toegankelijk zijn voor onbevoegden. De opgenomen telefoongesprekken worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor bovenstaande doeleinden.

Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM maakt gebruik van cookies. Een cookie is een tekstbestandje dat op uw computer, tablet of mobiele telefoon geplaatst wordt wanneer u onze website raadpleegt. Cookies vergemakkelijken en versnellen het gebruik van de website van het fonds. Lees meer over cookies in ons cookiestatement.

Uit de Pensioenwet volgt de verplichting om de communicatie over persoonlijke informatie zoveel mogelijk aan te laten sluiten bij de informatiebehoefte en kenmerken van de (gewezen) deelnemer, (ex) partner en pensioengerechtigde. Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM maakt in dat kader gebruik van profilering. Wij maken dan gebruik van segmentering om u zo persoonlijk mogelijk te informeren over uw pensioen.   Daarbij bepalen wij op basis van uw gegevens in welke doelgroep wij u indelen. Denk bijvoorbeeld aan soort pensioenregeling, het leeftijdscohort en de groep waarin u valt (deelnemer, gewezen deelnemer, pensioengerechtigde), datum start pensioenopbouw, en risicoprofiel. Deze doelgroepen bepalen vervolgens op welke wijze wij met u communiceren en waarvoor.

Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM maakt naast profilering geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming.

Als wij persoonsgegevens van u verwerken, dan heeft u een aantal rechten. Deze rechten lichten wij hierna verder toe.

Recht op inzage

U heeft het recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken, in te zien. Wilt u weten of de gegevens die wij van u verwerken juist zijn? Dan kunt u dit controleren op MijnKLMPensioen. Heeft u nog (aanvullende) vragen over de persoonsgegevens die wij van u verwerken, neem dan contact met ons op.

Recht op rectificatie en aanvulling

Wij houden uw gegevens graag actueel. Indien u vaststelt dat uw persoonsgegevens niet meer correct zijn, dan kunt u ons de correcte gegevens doorgeven. Dit geldt ook als u vaststelt dat de gegevens die wij van u verwerken niet compleet zijn. 

Recht op wissen van gegevens (recht op vergetelheid)

U heeft het recht uw persoonsgegevens te laten wissen bij Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM. Het fonds wist uw persoonsgegevens indien:

• de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of verwerkt;
• u de toestemming voor het verwerken heeft ingetrokken of op terechte gronden bezwaar maakt tegen de verwerking (en er geen andere rechtsgrond voor de verwerking is);
• de persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt; of
• de persoonsgegevens moeten worden gewist op basis van Europese of nationale wetgeving.

Recht op beperking

U heeft het recht de verwerking van uw persoonsgegevens door Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM te beperken. Beperking houdt in dat wij de gegevens (tijdelijk) niet mogen verwerken. Het beperken van de verwerking van uw persoonsgegevens kan indien:

• u de juistheid van de gegevens betwist. In dat geval mogen wij deze gegevens niet gebruiken zolang wij nog niet hebben gecontroleerd of de gegevens wel kloppen; 
• de verwerking van uw persoonsgegevens onrechtmatig is en u zich verzet tegen wissen;
• het fonds uw persoonsgegevens niet meer nodig heeft maar u wel, bijvoorbeeld voor het voeren van een rechtszaak tegen Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM of derden; of
• u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking waarop het fonds niet meteen beslist.

Is de verwerking van persoonsgegevens eenmaal beperkt? Dan mogen die persoonsgegevens alleen nog verwerkt worden indien:

• er alleen sprake is van opslag van gegevens;
• u toestemming heeft gegeven; of
• de verwerking gebeurt in verband met een rechtsvordering, de bescherming van rechten van andere personen of om belangrijke redenen van algemeen belang.

Recht op dataportabiliteit (overdraagbaarheid van gegevens)

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te ontvangen en deze ongehinderd aan een andere verwerkingsverantwoordelijke (bijvoorbeeld een ander pensioenfonds) over te dragen. 

Dit recht is alleen van toepassing indien de verwerking van persoonsgegevens via geautomatiseerde systemen wordt verricht en de persoonsgegevens alleen op basis van uw toestemming worden verwerkt. Het recht van dataportabiliteit zal niet snel van toepassing zijn indien u deelneemt in Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM en verplicht bent om pensioen af te nemen bij het fonds. Indien u een verzoek doet tot overdracht van pensioenaanspraken naar een andere pensioenuitvoerder, dan verwijzen wij u naar de pensioenregeling van Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM. 

Recht van bezwaar

U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens als er sprake is van verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Als u van mening bent dat in uw situatie een andere belangenafweging nodig is dan kunt u dit digitaal of schriftelijk (per post) aangeven bij Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM. 

Na ontvangst van uw bezwaar beoordeelt Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM of dit bezwaar gerechtvaardigd is. Het fonds staakt de verwerking bij bezwaar, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking hebben die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden. Of indien die te maken hebben met een rechtsvordering. 

Een verzoek voor het gebruik maken van uw rechten kunt u schriftelijk (per post) of digitaal via MijnKLMPensioen indienen. Indien u uw verzoek schriftelijk indient, kunt u uw verzoek sturen naar Stichting Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM, Postbus 123, 1180 AC Amstelveen, t.a.v. afdeling Pensioenservice.

Voordat Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM uw verzoek kan afhandelen zullen wij uw identiteit moeten controleren. Wij kunnen u daarom vragen om een kopie van uw identiteitsbewijs (bijvoorbeeld uw rijbewijs of paspoort). Het fonds vraagt dit om te voorkomen dat wij gegevens verstrekken aan personen die daartoe niet bevoegd zijn. Wij verzoeken u om de pasfoto, het Burgerservicenummer en de MRZ-code (dat is de strook met nummers onderaan het paspoort) op de kopie van uw identiteitsbewijs onleesbaar te maken. U kunt daarvoor bijvoorbeeld de KopieID-app van de Rijksoverheid gebruiken. Stuurt u ons een verzoek via MijnKLMPensioen? Dan is een kopie van uw identiteitsbewijs niet nodig. Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM zal uw verzoek binnen een maand, na ontvangst van uw verzoek, afhandelen. Indien dit niet mogelijk is, zal het fonds u binnen een maand na ontvangst van uw verzoek informeren over waarom wij uw verzoek niet kunnen afhandelen en een nieuwe termijn aangeven (maximaal twee maanden na informeren). 

Heeft u een klacht of een vraag over de wijze waarop Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM met uw persoonsgegevens omgaat? Dan kunt u uw klacht of vraag digitaal via MijnKLMPensioen of schriftelijk (per post) indienen. Indien u uw verzoek schriftelijk indient, kunt u uw brief sturen naar Stichting Pensioenfonds KLM Vliegend Personeel, Postbus 123, 1180 AC Amstelveen, t.a.v. afdeling Pensioenservice.

U kunt ook uw klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens